Verfahrensordnung für Beschwerden nach dem Lieferkettensorgfaltsgesetz

1. Hat das DRK-Düsseldorf ein unternehmensweites Verfahren?

Ja. Das DRK-Düsseldorf betreibt ein unternehmensweites, transparentes, öffentliches und barrierefrei zugängliches, einheitliches Beschwerde- und Meldeverfahren. Alle Beschwerden und Meldungen von Mitarbeitern oder Dritten werden gleich behandelt – soweit dies rechtlich erlaubt ist.

2. Wer kann Beschwerden und Meldungen abgeben?

Jeder. Das Beschwerde- und Meldeverfahren ist für jeden zugänglich. Sowohl Mitarbeiter als auch Personen und Organisationen außerhalb der DRK-Düsseldorf-Gruppe können hier Beschwerden und Hinweise melden.

3. Was kann ich melden?

Jeden Verdacht auf einen tatsächlichen oder möglichen Verstoß gegen Gesetze oder interne Vorschriften – auch zu Menschenrechten und Umweltrisiken oder -pflichten. Der Verdacht kann sich entweder gegen einzelne DRK-Mitarbeiter richten oder im Zusammenhang mit einem Geschäftstätigkeit oder einem Lieferanten oder Dienstleister bestehen.

Bitte geben Sie nur Beschwerden oder Meldungen ab, wenn Sie von ihrer Richtigkeit überzeugt sind.

4. Habe ich verschiedene Möglichkeiten, Beschwerden oder Meldungen abzugeben?

Ja. Es gibt verschiedene Meldewege, die Sie für Beschwerden oder Meldungen nutzen können. Das „Hinweisgeberportal“ ist ein Tool, in dem Sie 24 Stunden täglich an sieben Tagen in der Woche Beschwerden oder Meldungen abgeben können.

Sie können dies auch schriftlich oder telefonisch machen – und müssen dafür nicht einmal Ihren Namen nennen, wenn Sie das nicht wollen.

Das Hinweisgebertool wird von einem unabhängigen Betreiber betreut. Die Daten werden auf geschützten Servern in Deutschland gespeichert. 

Zudem steht Ihnen auch eine externe Ombudsperson zur Verfügung. Dies ist ein unabhängiger Rechtsanwalt außerhalb des DRK, den  Sie vertrauensvoll und anonym kontaktieren können.

Wenn Sie sich lieber an jemanden direkt beim DRK wenden wollen, sprechen Sie gerne unseren Leiter Personal und Recht bzw. „Menschenrechtsbeauftragten“ im Sinne des LkSG an. Natürlich sind auch alle Vorstände, Geschäftsführer und Führungskräfte der DRK-Düsseldorf-Gruppe für Sie da.

5. Wer kümmert sich um meine Beschwerde oder Meldung?

Die zentrale „Meldestelle“ im DRK, sie erhält sämtliche Beschwerden und Meldungen – egal, wie sie gemeldet wurden. Die Meldestelle berichtet direkt an den Vorstand des DRK-Kreisverbandes Düsseldorf e.V. („Muttergesellschaft“) und hat Zugang zu den Aufsichtsorganen (Präsidium und Aufsichtsrat).

Das Unternehmen wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um mit Ihnen mögliche offene Fragen zu klären. Wir werden Ihre Beschwerde mit Ihnen erörtern, sofern das deutsche Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) uns dazu verpflichtet. Das geht natürlich nur, wenn wir Sie kontaktieren können.

6. Wird meine Identität vertraulich behandelt?

Ja. Sämtliche Beschwerden und Meldungen werden selbstverständlich vertraulich behandelt und können auch ohne Nennung Ihres Namens abgegeben werden. Für das DRK-Düsseldorf ist es besonders wichtig, Ihr Anliegen vertraulich zu behandeln, und wir schützen Sie als Meldenden! Vertrauliche Daten dürfen nur weitergegeben werden, wenn dies erforderlich und rechtlich zulässig ist. Auch unsere Führungskräfte sind zur vertraulichen Weiterleitung erhaltener Meldungen an unsere Meldestelle verpflichtet.

7. Werde ich benachrichtigt, dass meine Beschwerde oder Meldung bearbeitet wird?

Ja. Sobald Ihre Beschwerde oder Meldung bei uns eingeht – spätestens jedoch nach 7 Tagen – erhalten Sie dazu eine Eingangsbestätigung.

8. Werden alle Beschwerden und Meldungen bearbeitet?

Ja. Jede Beschwerde und Meldung, die uns erreicht, nehmen wir ernst. Die Meldestelle prüft, ob die Beschwerde oder Meldung genügend Informationen enthält, um eine weitere Sachaufklärung durchzuführen. Sollte die Meldestelle weitere Informationen benötigen, wird sie soweit möglich mit Ihnen in Kontakt treten.

9. Was passiert mit meiner Beschwerde oder Meldung, wenn sie geprüft wurde?

Es kommt darauf an: Sobald die Beschwerde oder Meldung geprüft wurde, kann die Meldestelle den Vorgang an eine andere zuständige Fachabteilung im Unternehmen zur Bearbeitung und Sachaufklärung oder an eine zuständige Behörde weiterleiten. Die Meldestelle kann die Beschwerde oder Meldung auch selbst bearbeiten. Sofern eine interne Untersuchung erforderlich ist, wird hierfür ein Untersuchungsmandat ausgestellt. Während der Untersuchung sichtet die Meldestelle alle relevanten Dokumente, spricht mit Zeugen sowie Betroffenen und analysiert – falls notwendig – elektronische Daten. Am Ende der Sachaufklärung werden die Ergebnisse in einem Bericht zusammengefasst und an die internen Abteilungen geschickt, die diese Information benötigen. Zu den möglichen Ergebnissen der Sachaufklärung zählen Empfehlungen zu Disziplinarmaßnahmen  oder zu anderen Abhilfemaßnahmen etwa im Risikomanagement oder in anderen internen Prozessen. Sofern es uns möglich und rechtlich erlaubt ist, werden wir Sie innerhalb von drei Monaten über ergriffene Maßnahmen informieren – auch, wenn die Sachaufklärung bis dahin noch nicht abgeschlossen sein sollte.

10. Gibt es Vorgaben zur Sachaufklärung?

Ja. Alle Tatsachenermittler müssen bestimmte Verhaltensregeln einhalten, wie zum Beispiel:

• Der Meldende ist zu schützen! Weder sein Name noch Einzelheiten aus der Meldung dürfen ohne Grund weitergegeben werden.
• Jede Sachaufklärung muss fair, objektiv ohne Vorurteile und mit Respekt ablaufen.
• Die von der Beschwerde oder Meldung Betroffenen haben das Recht, angehört zu werden.
• Daten und Informationen sind vertraulich zu behandeln.
• Sobald ein Tatsachenermittler bemerkt, dass es aus persönlichen Gründen für ihn schwierig ist, die Sachaufklärung objektiv zu führen, muss er diesen Interessenkonflikt melden. Die aufklärende Abteilung wird dann den Vorgang an einen anderen Tatsachenermittler übertragen.

11. Bin ich als Meldender geschützt?

Ja. Das DRK-Düsseldorf toleriert keinerlei Vergeltungsmaßnahmen! Personen, die in gutem Glauben Beschwerden oder Meldungen einreichen, werden dafür nicht bestraft. Wenn Sie glauben, dass gegen Sie oder andere Personen Vergeltungsmaßnahmen ergriffen wurden oder dass Sie oder diese Personen wegen der Einreichung einer Beschwerde in irgendeiner Weise benachteiligt wurden, informieren Sie uns bitte unverzüglich über einen der genannten Meldewege. Allen plausiblen Behauptungen einer Benachteiligung gehen wir nach.